Täglich entstehen in Unternehmen tausende Dokumente: Prüfberichte, Lieferscheine, Formulare, E‑Mails, Scans, PDFs. Der Aufwand, diese Informationen manuell zu sichten, zu sortieren und in Systeme zu übertragen, kostet Zeit, Nerven – und führt zu Fehlern.
Wir zeigen, wie moderne OCR und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bei Ihnen echte Arbeit abnimmt: vom Erkennen über die Klassifikation bis zur strukturierten Datenextraktion – sicher integriert in Ihre bestehende IT.
Typische Use Cases – und wie wir sie lösen
1) Eingangsrechnungen & Lieferscheine
Herausforderung: Unterschiedliche Layouts, Positionen und Skontofristen; häufige Nacharbeiten.
Lösung:
Dokumentklassifikation (Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Proforma) via Layout‑ und Textmerkmale.
Extraktion von Kopf‑ und Positionsdaten (Lieferant, IBAN, Bestellnummer, Positionen mit Menge/Preis).
Plausibilitätschecks (USt‑ID, Summenkonsistenz, Bestellabgleich), Dublettenprüfung.
Übergabe über REST/SOAP an ERP (z. B. offene Posten, Wareneingang).
Effekt: Bis zu 80–90 % Dunkelverarbeitung bei Standardfällen; Mitarbeitende prüfen nur Ausnahmen.
2) Prüfberichte & Qualitätsdokumentation
Herausforderung: Lange PDFs, Fotos mit Messwerten, Tabellen; revisionssichere Ablage.
Lösung:
Segmentierung nach Kapitel/Tabellen, Erkennung von Messwertzeilen.
Extraktion normrelevanter Felder (Seriennummer, Chargen, Grenzwerte/Ergebnis).
Automatische Aktenbildung je Objekt/Los, Bereitstellung im DMS, Verknüpfung mit Prüfobjektverwaltung.
Effekt: Zentrale, durchsuchbare Akten und schnellere Audits.
3) Service‑E‑Mails & Tickets
Herausforderung: Unstrukturierte Texte, Dateianhänge, wechselnde Anliegen.
Lösung:
Intelligentes Routing per Klassifikation (Anfrage, Störung, Rückruf, Angebot).
Extraktion von Kundendaten, Vertrags‑ oder Geräte‑IDs aus Text/Signatur.
Ticketanlage mit Priorisierung und SLA‑Zuordnung; Antworten mit Textbausteinen und Fakten aus ERP/CRM.
Effekt: Kürzere Reaktionszeiten, höhere Erstlösungsquote.
4) Formulare & Anträge
Herausforderung: Handschrift, Kästchenfelder, Mischstapel, mehrsprachige Eingaben.
Lösung:
Feldbasierte Erkennung (Checkboxen, Datum, Auswahlfelder); Handschrift sofern lesbar mittels spezieller OCR‑Varianten.
Validierungen (Format, Pflichtfelder, Referenzlisten).
Automatisierte Bescheid‑ oder Vorgangserstellung; revisionssichere Ablage.
Effekt: Durchsatzsteigerung bei gleichbleibender Qualität.
5) Verträge & rechtlich relevante Dokumente
Herausforderung: Lange Texte, juristische Begriffe, Fristenmanagement.
Lösung:
Erkennung von Vertragstyp, Parteien, Beträgen, Fristen/Verlängerungen.
Fristenkalender und Erinnerungen, Übergabe an DMS/CRM.
Effekt: Mehr Transparenz, weniger Fristversäumnisse.
6) Versand‑ & Produktionsdokumente
Herausforderung: Packlisten, Etiketten, handschriftliche Ergänzungen, Barcodes.
Lösung:
Mix aus OCR & Barcode‑/QR‑Erkennung; Matching mit Fertigungsauftrag.
Automatischer Versand- oder Fertigmeldestatus inkl. Archivierung.
Effekt: Medienbrüche schließen, Status in Echtzeit.
Unser Vorgehensmodell – pragmatisch und risikoarm
Audit & Datenproben (3–5 Tage):
Wir analysieren repräsentative Dokumente (Bildqualität, Sprachen, Layoutvielfalt) und Ihre Zielsysteme.
Ergebnis: Ampel‑Report mit Trefferraten‑Prognose, Aufwand, Quick Wins.
Pilot & Dunkelverarbeitung (2–6 Wochen):
Schlanke Pipeline in Docker, erste Klassen/Felder, Validierungen, Mensch‑im‑Loop für Ausnahmen.
Metriken: Precision/Recall je Feld, Durchlaufzeiten, Ausnahmequote.
Integration & Betrieb:
Saubere Schnittstellen zum ERP/DMS/CRM (REST/SOAP, XML/JSON), Auth via AD/Entra.
Monitoring, Backups, Versionierung; SLA‑basierter Support.
Architektur auf einen Blick
OCR‑Engines: Tesseract, PaddleOCR, DeepSeek‑OCR – pro Use Case bewertet (Sprache, Layout, Handschrift, Laufzeit).
Vorverarbeitung: Entzerrung, Rauschunterdrückung, Deskew, Seiten‑/Tabellen‑Detektion, PDF‑Zerlegung.
Klassifikation & Extraktion: Layout‑Features + RegEx/Dictionary‑Matching; optional ML‑Modelle für Felder.
Validierung: Business‑Regeln (Summen, IBAN/Steuernummer‑Checks), Datenbank‑Lookups.
Human‑in‑the‑Loop: Web‑Review‑UI für Ausnahmen, Feedback fließt in Modelle/Regeln zurück.
Integration: REST/SOAP‑APIs, Message‑Queues, Webhooks – sauber gekapselt, update‑sicher.
Betrieb: Containerisiert (Docker), CI/CD, Observability (Logs, Metriken, Alerts).
Warum wir? – Stärken, die im Alltag zählen
Industrie‑DNA: Wir kommen aus produktionsnahen Prozessen und kennen Prüfobjekte, Versand, Verwaltung – und die Tücken gewachsener IT.
Systemintegration first: IDP ist nur dann wertvoll, wenn Daten ankommen – wir verbinden ERP, DMS, KI‑Dienste und Alt‑Systeme.
Modernisieren ohne Stillstand: Parallelbetrieb, Backups, klare Rollback‑Pfade.
Sicherheit & Compliance
On‑Premises oder Private Cloud, rollenbasierte Zugriffe (AD/Entra).
Verschlüsselte Datenübertragung, revisionssichere Archivierung.
Nachvollziehbare Protokolle (wer/was/wann), DSGVO‑konform.
Nächster Schritt
Schicken Sie uns 20–50 repräsentative Dokumente (PDF/Scan) – wir analysieren innerhalb weniger Tage, wie hoch Ihre Dunkelverarbeitungsquote realistisch sein kann und welche Felder zuverlässig extrahiert werden.
Kontakt: bluhm@bkg‑integration.de
Standort: Kitzingen
FAQ
Wie gehen Sie mit Handschrift um?
Wir prüfen die Lesbarkeit im Audit. Klar strukturierte Formulare erreichen gute Quoten; kritische Felder bleiben im Review.
Lässt sich das in mein bestehendes ERP/DMS integrieren?
Ja. Wir setzen auf offene Schnittstellen (REST/SOAP, XML/JSON) und bringen Erfahrung mit heterogenen Landschaften mit.
Brauche ich ein neues DMS?
Nein. Wir integrieren in vorhandene Systeme – oder liefern eine schlanke Ablage, wenn gewünscht.
Wie schnell sehe ich Nutzen?
In der Regel innerhalb weniger Wochen durch Pilot und stufenweisen Rollout.
