Weg aus der Access/Excel-Falle: Daten exportieren, Anwendung modernisieren, Fehler beheben – ohne Stillstand

Checkliste: Woran erkennen Sie Handlungsbedarf?

• Dateien werden spürbar langsam (Öffnen/Speichern dauert, Filter/Abfragen hängen).

• Sperrkonflikte und Meldungen wie „Datei ist schreibgeschützt/ wird bereits verwendet“.

• Fehlerhafte oder unterschiedliche Auswertungen je nach Datei/Version.

• Entwickler/Key-User nicht verfügbar – Wissen droht zu verschwinden.

• Parallelbetrieb klappt nicht: mehrere Bearbeiter bremsen sich gegenseitig aus.

• ODBC-Fehler häufen sich: Daten werden lückenhaft oder die Anwendung stürzt wiederholt ab 

Warum jetzt handeln?

Access/Excel hält den Betrieb im Griff, nicht umgekehrt. Entwickler gehen in Rente, 32‑bit wird rar, Dateien werden träge und sobald mehrere parallel arbeiten, kracht es. Wir machen das pragmatisch: sichern, entkoppeln, modernisieren. Ohne Theater – mit Plan und messbarem Nutzen. Wir sagen Ihnen direkt und ehrlich, woran Sie sind und wie wir die Kuh vom Eis bekommen.

Mal Klartext: so lösen wir das!

1) Audit (3–5 Tage) → klare Roadmap

• Wir prüfen Anwendung/Dateien, Datenqualität, Abhängigkeiten und Risiken – Access wie Excel.

• Ergebnis: Ampelbericht mit drei Optionen (Stabilisieren | Modernisieren | Altdaten extrahieren) – inklusive Aufwand, Zeitrahmen und Quick‑Wins.

2) Umsetzung (2–8 Wochen) → reibungsloser Übergang

• Stabilisieren: akute Fehler beheben, Daten ordnen, Last senken; Excel‑Makros und Access‑Abfragen entschärfen.

• Modernisieren: Kernfunktionen in eine langlebige Umgebung bringen (schlanke Oberfläche + tragfähige Datenbasis) – Parallelbetrieb inklusive.

• Altdaten nutzbar machen: Lesekopie, Dublettenbereinigung, Abfragen/Reports wieder nutzbar – auch aus vielen Excel‑Blättern.

• Ehrlicher Trade‑off: schneller Start vs. maximale Individualisierung – wir priorisieren, was sich rechnet.

3) Betrieb & Betreuung → verlässliche Unterstützung

• Frühwarnsystem & Sicherheitsnetz: Monitoring und Backups von Beginn an.

• Support & Verfügbarkeit: feste Reaktionszeiten, vertraglich abgesichert.

• Erfahrung: > 30.000 Stunden genau mit diesen Situationen.

Was es Ihnen bringt

• Betriebssicherheit statt Einzelpersonen‑Risiko: Anwendung stabil, nachvollziehbar dokumentiert.

• Zeitgewinn: spürbar schnellere Abläufe und saubere Daten – weniger Nacharbeit, weniger Rückfragen.

• Planbare Kosten: Audit 599 €, Umsetzung in Etappen – Sie behalten die Kontrolle.

• Qualität & Compliance: prüfbare Historie, konsistente Daten, Test‑Migrationen ohne nennenswerte Abweichungen.

• Ruhe im Betrieb: Parallelbetrieb – Go‑Live ohne Stillstand.

Warum wir?

Wir sind Pragmatiker mit lösungsorientierter Hands‑on‑Mentalität. Wir arbeiten mit Ihnen auf Augenhöhe und zielen auf Ergebnisse, die im Alltag begeistern. Wir bauen und warten Software, die wir selbst gern bedienen würden: klar, robust, nachvollziehbar. Unser Maßstab ist Berufsehre – Zuverlässigkeit, Bedienbarkeit und Datensicherheit im Service oder der Software an sich sind nicht verhandelbar. Wenn etwas unnötig komplex oder wirtschaftlich Unsinn ist, sagen wir das – und zeigen den einfachen Weg.

Mit Respekt für Gewachsenes

Alte Anwendungen sind kein „Altlasten-Müll“. Oft stecken darin jahrelanges Fachwissen und viele kleine Entscheidungen aus dem Alltag. Wir setzen uns hin, hören zu und rekonstruieren, warum welche Funktion wann aus gutem Grund entstanden ist. Was trägt, übernehmen und stabilisieren wir – so, dass es weiterhin zuverlässig nutzbar ist. Was bremst, vereinfachen wir behutsam, ohne das Bewährte zu zerstören. Ergebnis: Sie bekommen das Vertraute in robust – und dort, wo es Sinn macht, schlanker und schneller.

Risikoarm starten

• Kleiner Pilot: wir starten mit dem wichtigsten Prozess, Report oder der größten Excel‑Datei.

• Feste Ansprechpartner: kurze Wege, klare Entscheidungen.

• Klarer Kostenrahmen: Audit Fixpreis 599 €, Pilot separat und transparent.

• Rollback‑Option: dank Backups und Parallelbetrieb jederzeit möglich.

Stabilisieren vs. Modernisieren vs. Nur-Daten retten (Vergleich)

Was wir NICHT empfehlen / nur kurz Abhilfe schaffen wird

• Alles neu in einer Riesenwelle („Big Bang“) ohne Pilot und Parallelbetrieb.

• Nur Hardware/Netzlaufwerke aufrüsten, aber die Datenstruktur so lassen wie sie ist.

• Excel-Dateien zusammenkopieren ohne Versionierung und sauberes Backup.

• Unbegrenzte Individualisierung vor Nutzen: lieber 80 % Wirkung jetzt, den Rest später.

Kurzer Praxisfall (anonym)

Ein kommunales Unternehmen betrieb mehrere Access‑Dateien und begleitende Excel‑Listen, gepflegt von einem Kollegen kurz vor dem Ruhestand. Wir erstellten in wenigen Tagen ein Audit und setzten in drei Wochen einen Pilot im Parallelbetrieb um. Anschließend migrierten wir die Kernfunktionen schrittweise. Ergebnis: kein Ausfall, konsistente Ergebnisse, Abläufe spürbar schneller. Die IT hat heute Monitoring und Backups – die Fachabteilung arbeitet ohne Access/Excel‑Abhängigkeit.

Mini‑Fallbeispiel

Ausgangslage: Ältere Access‑Anwendung mit Excel‑Auswertungen wurde träge; der ursprüngliche Entwickler war nicht verfügbar.
Vorgehen: Lesekopie, Bereinigung, wiederholte Test‑Migrationen mit Protokoll. Parallel stellten wir eine schlanke Oberfläche bereit, die alte Lösung lief weiter.
Umstieg: Nach Freigabe der Fachabteilung wechselten wir schrittweise um – mit täglicher Synchronisation. Ergebnis:kein Stillstand, wiederholbare Reports, Abläufe deutlich schneller – ohne Big Bang.